Der digitale Telefonempfang für Zahnarztpraxen
Jeder Anruf kommt an.
Praxislink nimmt die Anrufe entgegen, die sonst verloren gehen — erledigt am Telefon, was sich erledigen lässt, und übergibt den Rest geordnet an Ihr Team.
Ausgangslage
Das Telefon zerreißt den Empfang
Ohne Praxislink
- 08:12Prophylaxe für morgen früh abgesagtverpasst
- 08:12Frage zum Bonusheftverpasst
- 08:13Zahnschmerzen seit gesternverpasst
Drei Anrufe in neunzig Sekunden. Zwei Behandlungen laufen.
Mit Praxislink
- 08:12Prophylaxe für morgen früh abgesagterledigt
- 08:12Frage zum Bonusheftbeantwortet
- 08:13Zahnschmerzen seit gesternans Team
Um 08:14 sind zwei Anliegen erledigt, eines liegt fürs Team bereit.
Beispielhafte Darstellung.
Jeder verpasste Anruf ist ein Termin, der nie zustande kommt.
Die Demo
Was ein Anruf erledigt
Der Assistent führt das Gespräch bis zum Ergebnis: Erledigtes ist erledigt, Offenes kommt geordnet bei Ihrem Team an.
Beispielgespräch
Assistent Guten Abend, hier ist die digitale Assistenz der Praxis. Was kann ich für Sie tun?
Anruferin Ich muss meinen Termin morgen früh absagen.
Assistent Um welchen Termin geht es?
Anruferin Morgen um acht, die Zahnreinigung.
Assistent Ihr Termin morgen um acht Uhr wird gestrichen. Passt das so?
Anruferin Könnte ich nächste Woche vormittags wiederkommen?
Assistent Den Wunsch gebe ich weiter, die Vergabe bleibt beim Team. Wie ist Ihr Name?
Anruferin Sabine Krüger, meine Nummer ist die 0176 04069031.
Assistent Ich wiederhole: null eins sieben, sechs null vier, null sechs neun, null drei eins. Richtig so?
Anruferin Ja.
Assistent Zusammengefasst: Die Absage für morgen, acht Uhr, ist erledigt. Wegen des neuen Termins meldet sich das Team bei Ihnen.
Ergebnis für Ihr Team
Anruf um 19:42 Uhr
- Name
- Sabine Krüger
- Rückrufnummer
- 0176 04069031
Erledigt
Absage der Zahnreinigung morgen, acht Uhr. Der Termin ist wieder frei.
Fürs Team
Neuer Termin gewünscht: nächste Woche, vormittags.
Beispielhafte Darstellung.
Rufen Sie ihn selbst an. Direkt im Browser, ohne Anmeldung, in zwei Minuten.
keine Anmeldung · keine Aufzeichnung · jederzeit auflegen
Ablauf
So funktioniert es
-
01 / 04
Der Assistent geht nach dem zweiten Klingeln ran — auch wenn parallel schon zwei Gespräche laufen.
-
02 / 04
Erfasst wird, was das Anliegen braucht: für eine Auskunft oft gar nichts, für einen Terminwunsch Name, Rückrufnummer und Zeitraum. Eine genannte Nummer wird Ziffer für Ziffer zurückgelesen und bestätigt.
-
03 / 04
Akute Beschwerden werden als solche markiert. Was nicht in den Rahmen des Assistenten fällt, wird sauber ans Team übergeben statt geraten.
-
04 / 04
Direkt nach dem Gespräch — strukturiert, in ganzen Sätzen, ohne dass jemand ein Transkript lesen muss. Erledigtes steht als erledigt darin, Offenes als nächster Schritt.
Auf der Praxiswebsite kann derselbe Assistent zusätzlich schriftlich antworten — für alle, die abends um elf lieber tippen als anrufen.
Aufgaben
Was der Assistent übernimmt
Sechs Situationen aus dem Praxisalltag — und was er daraus macht.
Montagmorgen, alle Leitungen belegt
Behandler und Assistenz stehen am Stuhl, in der Prophylaxe läuft der nächste Patient. Der Assistent nimmt parallel ab und hält fest, wer angerufen hat und worum es geht.
Die Prophylaxe, die am Vorabend abgesagt wird
Eine Stunde, die sonst leer bliebe. Der Assistent bestätigt die Absage mit Tag und Uhrzeit — der Termin ist wieder frei, bevor die Praxis morgens aufschließt. Den gewünschten neuen Zeitraum nimmt er auf, die Vergabe bleibt beim Team.
„Meine Krone ist abgegangen“ — abends um halb acht
Der Anruf, der sich wie ein Notfall anfühlt und keiner ist. Der Assistent nimmt das Anliegen auf, ohne die Lage zu bewerten. Bei starker Blutung, einer Schwellung mit Atem- oder Schluckbeschwerden oder einem Unfall mit Zahnverlust hält er sich kurz und erfasst zuerst die Rückrufnummer.
„Nehmen Sie neue Patienten auf?“
Gesetzlich oder privat, schon einmal hier gewesen oder nicht, welcher Zeitraum passt: Er nimmt die organisatorischen Angaben auf, mehr nicht.
„Muss ich mein Bonusheft mitbringen?“
Bonusheft, Versichertenkarte zum Quartalswechsel, wie lange eine professionelle Zahnreinigung dauert: Er antwortet aus einer Wissensbasis, die aus den Angaben Ihrer Praxis aufgebaut ist. Was er nicht sicher weiß, erfindet er nicht — er notiert es für Ihr Team.
Das Labor ruft an, nicht ein Patient
Nicht jeder Anruf kommt von einem Patienten. Labor, Dentaldepot, Abrechnung: Der Assistent nimmt auf, worum es geht und wer zurückgerufen werden möchte — und gibt von sich aus nichts über Patienten preis.
Hören Sie selbst, wie er das macht.
Sprachen
Wenn der Patient kein Deutsch spricht
Am Empfang ist das einer der unangenehmsten Momente — für beide Seiten. Der Assistent wechselt mitten im Gespräch die Sprache, ohne Ankündigung und ohne die Frage, ob jemand Deutsch spricht. Er nimmt das Anliegen in der Sprache auf, in der es ihm gesagt wird, und übergibt es Ihrem Team auf Deutsch.
Deutsch · Englisch · Türkisch · Arabisch · Russisch · Polnisch · Ukrainisch
Probieren Sie es aus: Rufen Sie den Assistenten an und wechseln Sie einfach die Sprache.
Nicht jeder Anruf muss beim Team landen. Aber jeder braucht eine Antwort.
Datenschutz
Was gespeichert wird — und was nicht
- Keine Gesprächsaufzeichnung — Gespeichert wird ein Textprotokoll des Anliegens, kein Audio.
- Kein gesprächsübergreifendes Gedächtnis — Jeder Anruf steht für sich.
- Auftragsverarbeitungsvertrag — Wird mit Ihrer Praxis geschlossen, bevor der erste Anruf läuft.
- Löschfristen sind festgelegt — Protokolle werden nach einem definierten Zeitraum gelöscht.
Einstieg
In drei Schritten startklar
Von der ersten Frage bis zum ersten angenommenen Anruf vergehen in der Regel wenige Tage.
-
Kurzes Gespräch
Dreißig Minuten per Videocall. Wir klären, welche Anrufe bei Ihnen verloren gehen und ob Praxislink dafür das Richtige ist.
-
Einrichtung
Ich richte den Assistenten mit den Daten Ihrer Praxis ein: Öffnungszeiten, Leistungen, Erreichbarkeit. Sie rufen ihn selbst an und hören, wie er antwortet, bevor ein einziger Patient ihn erreicht.
-
Rufumleitung aktivieren
Sie entscheiden, wann er rangeht: nur bei besetzt, nur nach Feierabend oder immer dann, wenn niemand abnehmen kann. An Ihrer Telefonanlage ändert sich nichts, und Sie können die Umleitung jederzeit zurücknehmen.
Gegründet von einem praktizierenden Zahnarzt
Haseeb AhmadZahnarzt, Uelzen
Fragen
Häufige Fragen
Merken Anrufer, dass sie mit einem Assistenten sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Er gibt sich zu Beginn jedes Gesprächs als digitale Assistenz der Praxis zu erkennen und gibt sich nicht als Mensch aus. Verdeckte Automatisierung fällt auf und beschädigt das Vertrauen in Ihre Praxis.
Was passiert, wenn er eine Frage nicht beantworten kann?
Dann sagt er das offen und notiert die Frage für Ihr Team. Er rät nicht und erfindet nichts. Alles, was er nicht sicher weiß, landet als offene Frage in Ihrer Benachrichtigung.
Was kann der Assistent nicht?
Er stellt keine Diagnosen, gibt keine medizinischen Auskünfte und nennt keine verbindlichen Preise. Sobald ein Anliegen darüber hinausgeht, sagt er das offen und leitet an das Team weiter — mit Name, Rückrufnummer und Anliegen bereits erfasst.
Geht das auch schriftlich?
Ja. Auf Ihrer Praxiswebsite kann derselbe Assistent als Chat eingebunden werden. Er greift auf dieselbe Wissensbasis zu und hält sich an dieselben Grenzen — er vergibt also auch im Chat keine Termine und gibt nichts über Patienten preis.
Was macht er bei einem Notfall?
Schildert jemand eine starke Blutung, eine Schwellung mit Atem- oder Schluckbeschwerden oder einen Unfall mit Zahnverlust, hält er sich kurz und erfasst zuerst die Rückrufnummer. Er bewertet nicht, wie gefährlich die Lage ist, und gibt keine Empfehlung ab. Gewöhnliche Zahnschmerzen sind kein Notfall — sie werden als Terminwunsch aufgenommen.
Vergibt er Termine?
Nein. Er nimmt einen Wunschzeitraum auf, die Vergabe bleibt bei Ihrem Team. So behalten Sie die Kontrolle darüber, wer wann kommt.
Kann man bei ihm einen Termin absagen oder verschieben?
Ja — auch die Zahnreinigung, die am Vorabend abgesagt wird. Eine Absage bestätigt er mit Tag und Uhrzeit, bevor irgendetwas anderes passiert; Ihr Team sieht am Morgen, dass der Termin neu vergeben werden kann. Bei einer Verschiebung nimmt er den gewünschten neuen Zeitraum auf — den neuen Termin bestätigt dann Ihr Team.
Woher weiß er, was in Ihrer Praxis gilt?
Aus einer Wissensbasis, die aus der Website Ihrer Praxis aufgebaut wird: Öffnungszeiten, Leistungen, was zum ersten Termin mitzubringen ist — bis zur Frage, ob das Bonusheft mitkommt oder die Versichertenkarte neu eingelesen werden muss. Es sind Ihre Angaben, keine allgemeinen.
Müssen wir unsere Telefonanlage umstellen?
Nein. Sie richten eine Rufumleitung ein, wie Sie es für Anrufbeantworter oder Vertretung ohnehin tun. Sonst ändert sich nichts.
Was passiert mit den Patientendaten?
Die Verarbeitung findet in der EU statt. Gespräche werden nicht als Tonaufnahme gespeichert, nur ein Textprotokoll des Anliegens. Mit Ihrer Praxis wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, und ich bin als Zahnarzt zusätzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Was, wenn der Dienst einmal ausfällt?
Dann nehmen Sie die Rufumleitung zurück und Ihre Praxis ist sofort wieder im Ausgangszustand erreichbar. Sie sind zu keinem Zeitpunkt schlechter gestellt als vorher.
Was kostet das?
Das hängt von der Größe Ihrer Praxis und dem Anrufaufkommen ab. Preise nenne ich gern im Gespräch.
Kontakt
Sprechen wir kurz darüber
Dreißig Minuten per Videocall reichen, um zu sehen, ob das zu Ihrer Praxis passt.
Oder per E-Mail: ahmad@praxislink.info